Страхователи со среднесписочной численностью более 25 человек обязаны предоставлять электронные реестры, подписанные ЭП.

Страхователи со среднесписочной численностью 25 и менее человек имеют право выбора из двух способов передачи:

1.Электронный реестр

2.Личная явка с документами и описью.

Форма электронного реестра утверждена приказом Фонда социального страхования Российской Федерации от 15.06.2012 № 223 «Об утверждении форм реестров сведений, необходимых для назначения и выплаты соответствующего вида пособия, и порядок их заполнения». В приказе утверждены три формы реестров и описан порядок их заполнения:

·форма Реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, единовременного пособия женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

·форма Реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка;

·форма Реестра сведений, необходимых для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком.

За изменениями в форме электронного реестра необходимо следить на сайте docs.fss.ru.

Для того, чтобы сформировать электронный реестр страхователь может использовать ведомственные программы, установленные у него и подготовленные для создания реестров, программы спец. операторов (1 С, Контур, СБИС и т.д.). Информацию по формированию реестров данных программах можно посмотреть на сайте Краснодарского регионального отделения. Если у страхователя отсутствуют вышеперечисленные программы, тогда он может использовать бесплатную программу Фонда социального страхования «Подготовка расчетов для ФСС», которую можно скачать на сайте www.fss.ru. Для всех программ необходима действующая ЭП.

Файл электронного реестра имеет имя:     Е_РРРРРРРРРР_ГГГГ_ММ_ДД_НН.xml

Где буква Е стационарная (она будет всегда в имени файл), РРРРРРРРРР – рег. № страхователя в  ФСС, ГГГГ – год, ММ – месяц, ДД – день и НН – номер реестра за день.

После формирования реестра у страхователя получится файл с расширением .xml. Далее этот файл необходимо подписать и зашифровать. Зашифрованный и подписанный файл электронного реестра:

Е_РРРРРРРРРР_ГГГГ_ММ_ДД_НН.esl

Далее страхователю необходимо файл выгрузить на Шлюз загрузки документов docs.fss.ru. У кого-то из страхователей программы настроены на автоматическую отправку файла, у кого нет, необходимо зайти на этот сайт, выбрать закладку «Отправить документ». После этого выбрать свой файл подписанный и зашифрованный (т.е. с расширением .esl) и подтвердить загрузку.

Чтобы просмотреть путь прохождения вашего файла нужно на  Шлюзе загрузки документов ввести рег. № страхователя и выбрать период, когда вы отправляли реестр, нажать кнопку «Обновить». На экране появится информация о вашем реестре. Важно обратить внимание на статус файла:

-передано на рассмотрение (все этапы проверки прошли успешно);

-ошибка и проверка ЭП (проблемы с электронной подписью страхователя);

-ФЛК не пройден (форматно-логический контроль не пройден, чтобы просмотреть ошибки нужно нажать кнопку «Результаты» и там будет перечень ошибок, допущенных в реестре)

ФСС не увидит реестр в случаях, если неправильно указано имя файла или истек срок действия сертификата ЭП, а также сертификат находится в списке отозванных сертификатов.

Убедительная просьба: не отправлять в день несколько раз один и тот же реестр, т.к. в ФСС будут образовываться дубли. Необходимо дождаться формирования квитанции, которую тоже можно скачать на сайте  docs.fss.ru.

Доверенность при направлении электронных реестров сведений в ФСС для назначения и выплаты пособий через уполномоченную организацию (при отсутствии собственной ЭЦП у страхователя) необходима доверенность страхователя на данную уполномоченную организацию с подписью и печатью страхователя. Страхователям — индивидуальным предпринимателям требуется доверенность, заверенная нотариально.

Для своевременного и правильного назначения пособия работодателям следует обратить внимание на следующие моменты:

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ работника должны быть актуальны на момент подачи заявления в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Не забывайте про срок замены паспорта в 20 и 45 лет.

В строке «СРЕДНИЙ ЗАРАБОТОК» указывается общая сумма заработка за расчетный период (2 календарных года); в строках «сумма заработка за год 1», «сумма заработка за год 2» - указывается фактическая сумма заработка за каждый год в отдельности, не превышающая предельную величину базы для начисления страховых взносов в соответствующем календарном году.

При сроке временной нетрудоспособности, превышающем 15 календарных дней, каждое продление листка нетрудоспособности должно быть с подписью председателя врачебной комиссии (п. 13 Приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н).

Обращайте внимание на РЕЖИМ временной нетрудоспособности (амбулаторный, стационар). При стационарном режиме листок нетрудоспособности выдается в день выписки из стационара (п. 19 Приказа Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н).

Для работников, занятых НА УСЛОВИЯХ НЕПОЛНОГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ или работников на условиях ВНЕШНЕГО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВА, необходимо указывать размер ставки с учетом ст. 60.1., ст. 91, ст. 93, ст. 284 Трудового кодекса РФ (три знака после запятой – например – 0,500) и код «Условия исчисления» - 51 – неполное рабочее время.

В строке «ТРУДОВОЙ ДОГОВОР» указывается дата начала/окончания ТОЛЬКО СРОЧНОГО трудового договора.

Внимательно заполняйте СВЕДЕНИЯ О СТРАХОВОМ СТАЖЕ (количество полных лет и месяцев). Страховой стаж следует исчислять в соответствии с требованиями Приказа Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 81. Страховой стаж исчисляется на дату наступления страхового случая.

В листке нетрудоспособности, являющемся продолжением – страховой стаж не должен меняться (указывайте как в первичном листке нетрудоспособности).

В строке «В ТОМ ЧИСЛЕ НЕСТРАХОВЫЕ ПЕРИОДЫ» указывается количество полных лет, месяцев прохождения работником военной службы, а также иной службы, предусмотренной Законом Российской Федерации от 12.02.1993 № 4468-1 с 01.01.2007. Информация по не страховым периодам указывается только в случаях, когда от этого зависит размер пособия.

Для ежемесячного пособия по уходу за ребенком и единовременного пособия при рождении ребенка необходимо УКАЗЫВАТЬ СПРАВКУ С МЕСТА РАБОТЫ (службы, органа социальной защиты населения по месту жительства) другого родителя о том, что он (она, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия.

В случае, если в свидетельстве о рождении ребенка (в справке о рождении) в графе «Отец» ОТСУТСТВУЮТ СВЕДЕНИЯ ОБ ОТЦЕ, в электронном реестре в графе «Справка о неполучении пособия от отца (матери)» следует указывать «Сведения об отце, матери отсутствуют и дату свидетельства о рождении ребенка».

При наличии особых условий исчисления пособия в графах «УСЛОВИЯ ИСЧИСЛЕНИЯ» необходимо указать соответствующий код (при необходимости несколько кодов). Наиболее распространенные: 45 – лицо, имеющее инвалидность; 47 – заболевание (травма) наступили в течение 30 календарных дней со дня увольнения.